چند نکته برای برگزاری یک وبینار موثر

طی فرصتی که در این مدت دست داد، مقداری با وبینارها بیشتر آشنا شدم و بعد از برگزاری یک وبینار و شرکت در چند وبینار دیگر نکاتی به نظرم رسید که خوب است به اشتراک بگذارم.

به نظرم برای برگزاری یک وبینار باید ۴ فاکتور مهم را مدنظر داشت و عامل های تاثیرگذار بر هر یک را لیست و تک تک بررسی کرد تا مراحل مقدماتی پیش از برگزاری، شروع وبینار و حتی اتمام وبینار به خوبی طی شوند و ما یک وبینار بسیار خوب را برگزار کنیم.

چند فاکتور زیر را مدنظر داشته باشید تا بیشتر راجع به هریک صحبت کنیم:

  • آشنایی با نرم افزار ارائه دهنده سرویس وبینار
  • تست سخت افزاری وبینار
  • فایل ارائه وبینار
  • مدیریت جلسه

این ها فاکتورهای اصلی هستند که به نظرم میاد باید در برگزاری یک وبینار موثر مدنظر قرار داد و هریک را با یک چک لیست مناسب بررسی کرد. اما پیش از ارائه توضیحات پیرامون فاکتورهای بالا بیاید کوتاه بررسی کنیم وبینار چیست؟

وبینار چیست؟

وبینار در واقع برگزاری یک سمینار تحت وب به صورت آنلاین می باشد (Web + Seminar = Webinar). وبینار توسط یک میزبان (خود شخص ارائه دهنده ویا یک طرف سوم به عنوان میزبان و مهیا کننده بستر) ارائه می شود، یک نفر موضوع مدنظر خود را طرح و تعدادی شنونده ویا مشارکت کننده نیز در آن حضور دارند. موضوع ارائه شده می تواند در قالب یک سخنرانی، کارگاه ویا دستورالعمل های آموزشی، جلسات پرسش و پاسخ برگزار شود.

افراد می توانند با استفاده از کامپیوترهای شخصی و تلفن های هوشند خود، در هر مکان و زمانی که باشند، در این وبینارها حضور به هم برسانند.

با توجه به رونق روزافزون وبینارها برای برگزاری دوره های آموزشی در ایران، به نظر مرور برخی نکات جهت برگزاری یک وبینار موثر می تواند مفید باشد.

آشنایی با نرم افزار ارائه دهنده سرویس وبینار

پیش از هر چیزی، نرم افزاری را که برای برگزاری وبینار خود انتخاب می کنید خوب مطالعه و بررسی کنید.

یک جلسه آزمایشی برگزاری کنید:

پیش از شروع جلسه اصلی، از دوستان یا همکاران خود درخواست کنید تا در یک جلسه آزمایشی حضور داشته باشند و شما ارائه اولیه خود را در حد ۵ یا ۱۰ دقیقه برگزار کنید تا مشکلات احتمالی که ممکن است با آن ها برخورد کنید را یک بار مرور کنید. از این زمان حتما مقداری برای شروع، مقداری برای سوال و پرسش و مقداری برای اختتام مدنظر قرار دهید. ممکن است همه چی در شروع خوب باشد اما در اختتام یا در حین پرسش و پاسخ های شرکت کنندگان به مشکل برخورید.

امکانات نرم افزار را بررسی کنید

یک بار به تنهایی وارد نرم افزار خود شوید و امکانات مختلف آن را بررسی کنید. در این مواقع بهتر است کودک درون خود را آزاد کنید و هرچیزی را که می بینید یکبار حداقل دستکاری کنید و نتایج را ببینید. ممکن است برخی از امکانات در حضور شرکت کنندگان صرفا عملکرد داشته باشند. برای همین این کار را با حضور آزمایشی دوستان و همکاران خود نیز امتحان کنید. برای مثال دانستن این موارد مهم است:

  • نرم افزارهای مختلف برگزاری وبینار کدامند و هریک چه امکاناتی دارند؟ کدام یک برای من مناسب است؟ برای مثال در مدیران ایران از نرم افزار Zoom که بر روی پلتفرم های مختلف نظیر موبایل و دسکتاپ با سیستم عامل های مختلف قابل نصب است استفاده می شود (لینک دانلود نرم افزار). همچنین پکیج Adobe Connect نیز از دیگر نرم افزارهای ارائه دهنده خدمات وبینار تحت وب می باشد که برخی توسعه دهندگان داخلی (نظیر ایـ سمینار) خدمات مرتبط را برای شما ارائه می دهند.
  • چگونه صدا و تصویر شرکت کنندگان را کنترل کنیم: برای مشارکت دادن میان ارائه حضار و در عین حال جلوگیری از تداخل صداها در حین ارائه، حتما بررسی کنید که این اجازه ها چطور کنترل می شوند.
  • چکونه میزبان برنامه را تغییر دهیم: ممکن است میزبان شما باشید اما سخنران یک نفر دیگر. در این موارد دانستن چگونگی تفویذ اختیارات بسیار مهم است.
  • به چه صورت می توان امکانات اشتراک گذاری را استفاده و اجرا کرد؟ ممکن است در حین ارائه نیاز داشته باشید تا از تصویر خود به فایل ارائه بروید. ویا دستورالعملی را در تلفن همراه خود به حضار نشان دهید. ویا تصویر و فایل ارائه را به طور همزمان داشته باشید. حتی ممکن است نیاز باشد به یکی از شرکت کنندگان امکان اشتراک گذاری دهید.
  • به چه صورت می توان چت کرد؟ چت کردن و دنبال کردن بحث ها یکی از موارد کلیدی در وبینار است. حتما امکانات مرتبط با آن را بررسی کنید.
  • امکانات نرم افزار در اشتراک دادن شرکت کنندگان چیست؟ اینکه به چه طریق می توانید اختیارات شرکت کنندگان را محدود ویا کنترل کنید بسیار حائز اهمیت است.
  • نرم افزار در مرورگرهای مختلف (کروم، موزیلا، اکسپلورر و …) به چه شکل عمل می کند؟ ممکن است شما با مرورگر خود همه مراحل را به خوبی طی کنید، اما نرم افزار شما در مرورگرهای دیگر پاسخگو نباشد و شرکت کنندگان دچار مشکل شوند.
  • در سیستم عامل های مختلف (ویندوز، مکنتاش، لینوکس و …) چطور؟ تکثر پلتفرم ها و کانال های دسترسی به بسترهای آنلاین، لزوم بررسی تک تک این کانال ها را بسیار زیاد می کند.
  • نرم افزار مورد استفاده در چه سرعت اینترنتی پاسخگو می باشد؟ سرعت پاسخگویی نرم افزار خود را حتما پیش از ارائه تحت شرایط مختلف چک کنید. اگر سرعت اینترنت شما پایین است ببینید به چه صورت می توانید ارائه بهتری داشته باشید. برای مثال قطع تصویر چهره، به هنگام به اشتراک گذرای فایل ارائه و شروع سخنرانی، در بهبود سرعت وبینار در سرعت های پایین اینترنت بسیار کلیدی است.
  • استفاده همزمان تصویر و صدا به همراه اشتراک گذاری فایل ارائه، چقدر از سرعت می کاهد؟ این کار را بهتر است با حضور همکاران خود نیز تست کنید، چون با ورود افراد طبق تجربه ای که داشتم، مشکل سرعت اینترنت بیشتر نمایان می شود و ممکن است در یک ارائه آزمایشی که به تنهایی یا تعداد کمی از همکاران داشته باشید، این مشکل آنچنان نمایان نشود.
  • مراحل نصب، راه اندازی و ورود به جلسه وبینار را تک به تک با حوصله طی کرده و یادداشت برداری کنید تا برای شرکت کنندگان نیز ارسال کنید. ممکن است تنها به خاطر عدم آشنایی با طریقه نصب ویا راه اندازی نرم افزار وبینار، تعداداز شرکت کنندگان نتوانند در وبینار حضور یابند.
  • لینک دانلود وبینار و شرکت در جلسه وبینار خود را پیشاپیش برای شرکت کنندگان بفرستید و از آن ها بخواهید تا مراحل مدنظر را طی کنند و در صورت بروز مشکل اطلاع دهند تا به آن ها کمک کنید. در هنگام برگزاری وبینار، زمان زیادی برای رفع مشکل شرکت کنندگان نخواهید داشت.

تست سخت افزاری وبینار

همانطور که نرم افزار خود را بررسی می کنید و از امکاناتش سردر می آورید، مهم است که بدانید:

در پلتفرم های مختلف چه عملکردی دارد: اینکه در بستر موبایل و تبلت پاسخگوست یا خیر؟

چه تفاوت هایی در نسخه موبایل، دسکتاپ و تبلت آن موجود است؟

فایل ارائه

با توجه به ماهیت وبینار و عدم حضور شما برای استفاده از زبان بدن و به تحرک واداشتن شرکت کنندگان عوامل زیر می تواند بسیار کمک کننده باشد تا جلسه پویایی را برگزار کنید:

  • با تن صدای خود بازی و از حرف زدن یکنواخت پرهیز کنید: بالا و پایین کردن تن صدا، تاکید و اقداماتی از این قبیل می تواند ارائه شما را بهبود دهند.
  • از پاورپوینت برای ارائه خود استفاده کنید: با توجه به خشک بودن ماهیت جلسه، استفاده از نرم افزار پاورپوینت که ماهیتی پویا در ارائه دارد می تواند به کلاس شما جذابیت ببخشد. اما در استفاده از امکانات این نرم افزار زیاده روی نکنید تا هم حوصله حضار سر نرود و هم بی جهت از سرعت ارائه کاسته نشود.
  • برای ارائه مطالب خود، ساده و گام به گام پیش بروید: یک سطح متوسط برای شرکت کنندگان در نظر بگیرید. می توانید (اگر زمان کافی دارید) در ابتدای وبینار یک معرفی کوتاه از شرکت کنندگان درخواست کنید تا بدانید توضیحات خود را در چه سطحی ارائه دهید.
  • فایل ارائه خود را متناسب با زمان ارائه درست کنید تا زمان کم نیاورید: معمولا برای یک ارائه۱ ساعته، یک پاورپوینت ۱۵ الی ۲۰ اسلایدی کافی است.
  • تعدادی از اسلاید ها و زمان ارائه را برای مشارکت و طرح پرسش و دریافت پاسخ مدنظر بگیرید: شرکت دادن حضار در وبینار می تواند پویایی خوبی به ارائه شما ببخشد.
  • فایل ارائه را به اشتراک بگذارید: فایل ارائه خود را، بنا به اهداف مدنظر خودتان، می توانید پیش از جلسه، حین جلسه و بعد از آن با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید. به نظر من به اشتراک گذاری فایل ارائه برای مشارکت بهتر حضار بسیار حائز اهمیت است، اما زمانش بسته به برنامه هایتان می تواند متغیر باشد. ممکن است یک فایل مقدماتی را برای آشنایی اولیه چند روز پیش از جلسه و فایل ارائه اصلی را بعد از جلسه ارسال کنید. انتخاب نهایی با خود شماست.

مدیریت جلسه

  • زمان وبینار را به طور کامل برای ارائه اختصاص ندهید: برای مثال، اگر وبینار شما ۱ ساعت است، حتما مدنظر داشته باشید که حداقل ۵ دقیقه اولیه و پایانی برای شروع، معرفی و طرح پرسش و پاسخ نهایی صرف خواهد شد.
  • یک برنامه و پرسش یدک برای مواقع ضروری در جیب خود داشته باشید: ممکن است بنا به هر دلیلی در میان ارائه شما، فایلتان مشکل پیدا کند، تصویر قطع شود ویا به طور کلی ارتباط خود را از دست دهید. داشتن یک اقدام از پیش برنامه ریزی شده می تواند به جای از بین رفتن کل تلاشتان برای برگزاری وبینار، آن را حتی بهبود بخشد. برای مثال در یکی از وبینارها، به دلیلی مشکلی که در نمایش فایل به وجود آمد، استاد ارائه کننده درخواست کرد تا هرنفر به طور خلاصه خود را معرفی کند. به این ترتیب او می توانست در حین معرفی شرکت کنندگان مجددا فایل خود را بارگزاری کند و هیچ خللی در روند وبینار به وجود نیامد.
  • یک همراه برای خود در نظر بگیرید: حتما از یکی دوستان/همکاران خود درخواست کنید تا در حین برگزاری وبینار با شما همراه باشد. ممکن است در هنگام ارائه حواس شما به خود فایل متمرکز باشد و در همین حین افرادی در بخش چت سوال بپرسند ویا ممکن است برخی افراد در اتصال به وبینار دچار مشکل باشند و بخواهند با تماس تلفنی آن را حل کنند. او حتی می تواند از بین انبوه سوالاتی که پرسیده می شود، سوالات منتخب را برگزیده و برای پاسخ دهی در اختیار شما قرار دهد.
  • سوالات احتمالی:حتما، جدای از زمان ویا اسلایدهایی که برای طرح پرسش و پاسخ در ارائه خود مدنظر قرار دادید، یک وقفه کوتاه در انتهای هر برگه ارائه، برای بررسی چت ها ویا سوالات احتمالی درنظر بگیرید.

سخن پایانی

در نهایت ذکر این نکته می تواند مفید باشد که اگر شما سخنران مدعو هستید و بستر وبینار توسط یک میزبان دیگر ارائه می شود، بخش قابل توجهی از بار برگزاری وبینار از دوش شما برداشته می شود و می توانید با رعایت نکاتی که میزبان به شما می گوید دوره ی خود را برگزار کنید و باقی مسائل را به عهده او بگذارید.

شما چه نکاتی از تجربیات مفید خود در برگزاری وبینار دارید که با ما به اشتراک بگذارید؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *